HUISHOUDELIJK REGLEMENT
Smartlappenkoor
Oud Bruin en Jong Belegen
Rhenen

                                                                                                          Huishoudelijk reglement Oud Bruin & Jong Belegen februari 2013
REGLEMENT
Artikel 1
Dit reglement is opgesteld conform artikel 18.1 van de statuten van de vereniging. In dit reglement worden onderwerpen geregeld waarin door de statuten niet of niet volledig wordt voorzien.
Het bevat geen bepalingen die strijdig zijn met de geest van de statuten.
Artikel 2
Een voorstel tot wijziging van dit reglement moet schriftelijk en met redenen omkleed aan alle leden van de vereniging voorgelegd worden.Het kan worden ingediend door het bestuur of door tussenkomst van het bestuur – door tenminste vijf stemgerechtigde leden.Het wordt op de eerstvolgende algemene vergadering behandeld, alwaar bij gewone meerderheid van stemmen besloten wordt.
Artikel 3

Elk lid wordt geacht kennis te hebben genomen van de statuten en het huishoudelijk reglement.

DOELSTELLING VAN DE VERENIGING
Artikel 4
De vereniging heeft ten doel:
 Het zingen van Nederlandstalige levensliederen (smartlappen) zoals deze bedoeld zijn en eventueel Nederlandstalige liederen ter gelegenheid van speciale gebeurtenissen.
 Het behoud van de smartlap als een vorm van typisch Nederlandse folklore.
Artikel 5
De vereniging tracht dit doel mede te bereiken door:
 Het houden van wekelijkse repetitieavonden.
 Op te treden in verzorgingstehuizen, op smartlappenfestivals en andere zich daarvoor lenende gelegenheden.

LIDMAATSCHAP
Artikel 6
Het aanmelden van nieuwe leden dient schriftelijk bij het secretariaat te geschieden en bij aanmelding is een vast bedrag aan inschrijfgeld verschuldigd. Over de hoogte van dit inschrijfgeld beslist het bestuur.
Artikel 7
Opzegging van het lidmaatschap kan per maand. Dit dient schriftelijk bij het secretariaat te geschieden en kan alleen voor en per 1e van de volgende maand.

CONTRIBUTIE
Artikel 8
De leden zijn aan de vereniging een 12-maandelijkse contributie verschuldigd.
Artikel 9
Het contributiebedrag wordt jaarlijks op de algemene ledenvergadering vastgesteld.
Artikel 10
Over de wijze van inning van de contributie beslist het bestuur.

RECHTEN EN VERPLICHTINGEN VAN DE LEDEN
Artikel 11
Alle leden, zonder onderscheid, hebben vrije toegang tot de door de vereniging georganiseerde repetitieavonden, optredens en feestelijkheden.
Artikel 12
Het lidmaatschap is vrijwillig, maar niet geheel vrijblijvend. In het belang van de vereniging worden alle leden geacht de grootste inspanning te verrichten om zoveel mogelijk bij de repetities en optredens aanwezig te zijn.
Artikel 13
Tijdens repetities en optredens dienen alle leden zich te onderwerpen aan de muzikale leiding en de gemaakte afspraken en algemene fatsoensnormen in acht te nemen.
Artikel 14
Elk lid dat de vereniging nadeel toebrengt of handelt in strijd met haar bepalingen kan als lid worden geschorst en/of geroyeerd (art. 5 lid 4 van de statuten).
Artikel 15
In gevallen waarin een lid zich schuldig maakt aan het zoekmaken of beschadigen van eigendommen van de vereniging, moet op de eerste aanmaning een door het bestuur vast te stellen schadevergoeding worden betaald.
Artikel 16
Alle door de vereniging in bruikleen gegeven zaken blijven te allen tijde eigendom van de vereniging en dienen bij beëindiging van het lidmaatschap ingeleverd te worden.
Artikel 17
Bij de optredens dienen alle leden zich te houden aan de kledingvoorschriften zoals die van tevoren zijn afgesproken en bekendgemaakt.

BESTUUR
Artikel 18
De samenstelling van het bestuur.
Het bestuur bestaat uit vijf leden waarbij de voorzitter, de secretaris en de penningmeester het dagelijks bestuur vormen.
De twee overige bestuursfuncties bestaan uit en lid PR-zaken en een algemeen bestuurslid.
Artikel 19
De verantwoordelijkheden binnen het bestuur worden als volgt verdeeld:
De voorzitter is belast met:
 De algemene leiding van de vereniging onder verantwoordelijkheid van het bestuur.
 De leiding van de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergaderingen.
 Het onderhouden van de contacten met de diverse commissies.
 Het onderhouden van de contacten met de muzikale leiding aangaande de aanstelling en de algemene gang van zaken.
De secretaris is belast met:
 Het uitschrijven van bestuurs- en ledenvergaderingen (in samenwerking met de voorzitter).
 Het notuleren/verslaan van de vergaderingen.
 Het jaarlijks uitbrengen van een algemeen jaarverslag.
 Het bijhouden van de ledenadministratie.
 De verwerking van de inkomende en uitgaande correspondentie.
De penningmeester is belast met:
 Het innen van de contributies aan de hand van het actuele ledenbestand.
 Het beheer van de geldmiddelen.
 Het jaarlijks uitbrengen van een financieel verslag.
 Het opmaken van een begroting van het volgend jaar.
Het bestuurslid PR-zaken is belast met:
 Het verzorgen van de publiciteit van de vereniging.
 De contacten en afspraken m.b.t. de optredens.
 Het ontvangen en begeleiden van nieuwe leden.
 Het beheren van de website.
 Het coördineren van de sponsorcommissie.
Het algemeen bestuurslid is belast met:
 Het onderhouden van de contacten met de muziekcommissie (heeft hierin zitting).
 Het coördineren van speciale projecten.
Artikel 20
Wanneer een bestuurslid ontslag neemt of ontslagen wordt dient deze plaats zo spoedig mogelijk door het bestuur weer ingevuld te worden. Vervangende bestuursleden treden onmiddellijk in functie en nemen zitting tot de eerstvolgende algemene ledenvergadering.
Artikel 21
Het bestuur kan, tot wederopzegging taken en bevoegdheden delegeren aan een commissie.
Artikel 22
Het bestuur heeft recht van toegang tot alle vergaderingen van de commissies. Het kan aan de daar gevoerde beraadslagingen deelnemen en heeft een adviserende stem.
Artikel 23
Het bestuur kan afzonderlijke reglementen ontwerpen en regels opstellen. De bepalingen van die reglementen en regels mogen niet in strijd zijn met de statuten of dit huishoudelijk reglement en dienen, om van kracht te zijn door de algemene vergadering te worden goedgekeurd.
Artikel 24
Indien het secretariaat of penningmeesterschap in andere handen overgaat, geschieden de overgave en overname van het archief en de geldmiddelen binnen een maand na het in functie treden van de nieuw benoemde secretaris of penningmeester, die schriftelijk bevestigd archief en geldmiddelen te hebben ontvangen.

BESTUURSVERGADERINGEN
Artikel 25
Het bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter of twee andere bestuursleden dit wenselijk achten. Oproepen voor de bestuursvergaderingen worden tenminste zeven dagen van tevoren aan de bestuursleden medegedeeld. Bestuursvergaderingen zijn open, waarbij desgewenst leden aanwezig mogen zijn. Besluiten kunnen alleen worden genomen wanneer tenminste de helft van de bestuursleden aanwezig is.
Artikel 26
Het bestuur kan tevens, indien zij dat nodig acht, besluiten nemen tijdens korte samenkomsten die plaatsvinden voor aanvang van de repetitieavond. Ook hiervoor geldt dat tenminste de helft van de bestuursleden aanwezig moet zijn.
Artikel 27
Van het tijdens de bestuursvergaderingen verhandelde worden notulen gemaakt door de secretaris of een door de voorzitter aangewezen persoon. Deze notulen worden in de eerstvolgende bestuursvergadering vastgesteld. Besluiten genomen tijdens de in artikel 26 genoemde korte samenkomsten worden door de secretaris of de voorzitter opgetekend in een besluitenlijst.

COMMISSIES
Artikel 28
De vereniging kent een vijftal vaste commissies te weten:
1. De kascontrolecommissie.
Deze bestaat uit twee leden en een reservelid en is belast met de voorcontrole van de financiële cijfers zoals die op de algemene ledenvergadering door de penningmeester worden gepresenteerd.
Deze controle vindt eenmaal per jaar vóór de algemene ledenvergadering plaats. De bevindingen van deze commissie worden op schrift gesteld, ondertekent door de twee leden en tijdens de algemene ledenvergadering gepresenteerd.
Tijdens elke algemene ledenvergadering treedt er één lid van de commissie af en wordt het reservelid beëdigd. Er wordt dan een nieuw reservelid gekozen.
2. De muziekcommissie (MUCO)
Deze is belast met:
 Het bijhouden van de muzikale bibliotheek.
 Het samenstellen van het repertoire in samenwerking met de muzikale leiding en een vertegenwoordiging van de muzikanten. Dit gebeurt volgens een systeem waarbij de leden hierin ook een stem hebben.
 De (namens het bestuur) noodzakelijke zorg voor muzikanten en dirigent.
 De vervanging van de dirigent bij zijn/haar afwezigheid.
 Het verzorgen van de benodigdheden die nodig zijn bij optredens.
3. De commissie lief en leed (L&L)
Deze is belast met de sociale aspecten binnen de vereniging. Zij onderhoudt de contacten met zieke leden en verzorgt eventueel presentjes bij ziekte, geboorte, huwelijk of jubileum van leden.
4. De kledingcommissie
Deze is belast met het verzorgen van de kleding en accessoires die gedragen wordt tijdens optredens. Zij adviseert hierin het bestuur.
5. De sponsorcommissie.
Deze is belast met het binnenhalen van gelden en goederen voor de vereniging d.m.v. het aantrekken van sponsoren. Sponsoren hebben geen stemrecht en geen zeggenschap over het beleid van de vereniging. De commissie wordt gecoördineerd door het bestuurslid PR.
Artikel 29
Het bestuur kan indien nodig tijdelijke commissies in het leven roepen.

MUZIKANTEN
Artikel 30
Met de muzikanten wordt een muzikantenovereenkomst gesloten waarin alle functionele en financiële voorwaarden zijn opgenomen.
MUZIKALE LEIDING (DIRIGENT)
Artikel 31
Met de dirigent wordt een dirigent overeenkomst gesloten waarin alle functionele en financiële voorwaarden zijn opgenomen.

ALGEMEEN
Artikel 32
In alle gevallen waarin de statuten en/of het huishoudelijk reglement niet voorzien of waarin twijfel bestaat over de uitleg van een of meer bepalingen daarvan, beslist het bestuur.
                   Aldus opgemaakt en goedgekeurd door de algemene ledenvergadering op: 28 februari 2013